Sistemas de audio en salas de colaboración: “Se me oye, se me escucha…”

Por CARLOS MEDINA – Experto y Asesor en Tecnología Audiovisual

El ámbito de las relaciones profesionales entre trabajadores de distintas disciplinas se ha visto ampliamente modificado con la incorporación de las nuevas tecnologías de imagen y sonido junto con las de comunicaciones, permitiendo emprender acciones y líneas de actuación que amplíen, fortalezcan y dinamicen el entorno del mercado empresarial y/o institucional según la actividad que desempeñen.

La comunicación con otro profesional o grupo de profesionales a través de sistemas audiovisuales que permiten la conexión en directo entre todos ha modificado la forma de entender el trabajo y las formas de establecer interrelaciones dentro y fuera de las propias organizaciones. Surge la necesidad de utilizar entornos donde se implantan soluciones tecnológicas del audiovisual y de las comunicaciones para el más inminente presente, y de cara al cercano futuro del teletrabajo.

Un primer aspecto, afectado por esta implementación, ha sido la reducción e incluso la total eliminación de la reuniones presenciales “in situ” en los lugares de las empresas / instituciones destino de estas reuniones. Esto supone rebajar las partidas de gastos de los presupuestos de empresa o proyecto en temas de viajes, dietas  y alojamientos (dependiendo de las distancias entre los destinos de las empresas en cuestión y la duración en días de las reuniones).

Un segundo aspecto que ha obligado a las empresas / instituciones a tener en cuenta es cambiar las dinámicas laborales a través de trabajos de colaboración “on line”, como nueva forma de hacer negocios y relaciones. Esto implica la disposición de espacios para la realización de reuniones y conversaciones on line, y por tanto la correspondiente adaptación para habilitar los mejores lugares con el fin de facilitar la implementación de la filosofía empresarial colaborativa. Y a la vez que se hace el esfuerzo en tener estos espacios tambien se tiene apostar por la inversión en tecnología audiovisual y de comunicación en base a la función que tenga cada una de la reunión on line que se lleven a cabo en cada empresa / institución.

Relacionado con la designación del espacio y la tecnología a utilizar, otro aspecto que se tiene que tener en cuenta es el concepto de la imagen corporativa de las empresas / instituciones, dado que el contacto online permite “mostrar, ver y oír” el lugar donde los trabajadores desempeñan sus funciones. Por tanto, llevar a cabo acciones colaborativas “online” entre empresas / instituciones implica un esfuerzo en analizar el contexto del lugar, la decoración y mobiliario, la iluminación, la acústica y el diseño del equipamiento técnico a utilizar en correspondencia al nivel de la imagen y presencia que queremos ofrecer. El éxito de una acción colaborativa entre empresas, organizaciones e instituciones se reparte a partes iguales entre la capacidad de negociación de los interlocutores, el ambiente o espacio de la reunión y la correcta comunicación en la intervenciones y documentos que se intercambian (en cantidad y en calidad en imágenes fijas, presentaciones, vídeos y sonidos como la propia conversación de voz).

Aunque las salas de colaboración se han ido implementando por la propia inercia del mercado o sector empresarial, en la actualidad, destacamos tres razones por las que se ha pasado de algo novedoso a ser necesario e imprescindible en el día a día de los trabajadores para alcanzar mayores cuotas nacionales e internacionales de contactos e implementación en el mercado.

• La cultura de las comunicaciones y el uso de medios informáticos y/o audiovisuales entre los trabajadores. Cada uno de nosotros ha visto como poco a poco estos medios forman parte de nuestra vida, que incluye ocio y trabajo. Por tanto, no solo es una cuestión de moda o de algo exclusivo de una generación conocida como Millenials; sino un nuevo estado social que implica nuevas formas de convivir, de trabajar y de diseñar la sociedad de los próximos años: relaciones personales y profesionales, teletrabajo, realidad virtual, políticas sostenibles y ecológicas, economías colaborativas, ciudades inteligentes, big data… El concepto BYOD (Bring Your Own Device- Trae tu propio dispositivo) donde las personas no se desvinculan en ningún momento de sus equipos informáticos y/o audiovisuales, así tablets, laptop, notebook, memorias de almacenamiento USB, y como no, los smartphones donde lo íntimo y lo laboral están muy próximos. Las variaciones más específicas en el término incluyen traer su propia computadora (BYOC), traer su propio equipo portátil (BYOL), traer sus propias aplicaciones (BYOA) y/o traer su propia PC (BYOPC).
• Las crisis económicas. Cuando se da este tipo de contexto se tienen que buscar soluciones que no frenen las actividades laborales y mercantiles de organizaciones, instituciones y/o empresas. Por ello, se sustituyen o se reenfocan algunos gastos apostando por la innovación, soluciones creativas y la eficacia. En este sentido, los sistemas de colaboración y/o comunicación “online” tanto internas en la propia empresa o de carácter externo (con el mundo que nos rodea) ha sido un verdadero balón de oxígeno para muchos mercados y sectores productivos.
• El desarrollo tecnológico en los medios técnicos de ámbito de la informática, de las comunicaciones, de la imagen, del vídeo y del sonido. Este desarrollo se ha visto sustentado por unos precios muy ajustados, unas calidades técnicas elevadas, unos procedimientos de utilización sencillos, de fácil instalación y un acierto en el diseño del equipamiento, siendo muy atractivos en las formas y los colores. Todo lo necesario para implementar una sala de colaboración adaptándose a las necesidades de la empresa / institución.

Las tecnológicas del audiovisual y las comunicaciones, para llevar a cabo trabajos colaborativos “online”, van a depender de cinco factores que afectan muy directamente a la toma de decisiones en general, y en particular a la hora de dar una solución en el tema del audio:

1. El tipo y tamaño de la sala. Desde despacho convencional hasta un gran salón de actos, pasando por salas de reuniones o salas de conferencias pequeñas. En terminología inglesa, desde dedicated desk, office space, meeting rooms, conference room hasta lo más actual que se denomina los Huddle Room. Los Huddle Room son un espacio para reuniones rápidas, inmediatas, donde apenas hay una formalidad, y por el contrario se requiere un ambiente cordial que promueva la eficiencia y las distancias cortas entre los interlocutores. En base a las salas que se diseñan dentro de las empresas, es bueno saber también si estos espacios van a estar aislados o agrupados entre sí para realizar una correcta configuración técnica. Se denomina UCC a las comunicaciones unificadas y de colaboración. Y por supuesto, no podemos olvidarnos la ubicación de la sala dentro del propio edificio y en relación al contexto exterior de donde se sitúa, dado que pueden existir elementos alrededor que condicionen una buena o mala sesión de colaboración “online”, por ejemplo, que este al lado de la zona de cafetería o que haya cerca una carretera con altos niveles de circulación, y por tanto de ruido acústico.
2. El tipo y calidad de los contenidos. La sociedad de la información y los usuarios estamos cada vez más acostumbrados a compartir contenidos audiovisuales muy exigentes tanto en la variedad como en términos de calidad. Por eso, en la actualidad, los sistemas de colaboración tienen que estar al mismo nivel como mínimo de lo que el ciudadano demanda; de lo contrario ofrecemos una imagen empresarial muy pobre (e incluso “cutre”) corriendo el riesgo de perder afinidad con el que nos ve y oye, e incluso eficacia en las reuniones de trabajo por no oír / ver correctamente. Toda sala de colaboración tiene que dar cabida a contenidos de imágenes, de fotografías, de gráficos, de presentaciones multimedia, de vídeos, de sonido directo de la propia sala, de conexiones por Internet… siendo posible su utilización como recurso comunicativo.
3. El número de participantes. Sin duda, esta muy relacionado con el primer factor arriba descrito. Es muy recomendable que el número de participantes no sea muy elevado para conseguir una mayor eficacia en los objetivos de la reunión colaborativa. De tres a cinco sería un buen número.
4. El tipo de instalación. Tiene que ver con tomar la decisión si el equipamiento técnico a instalar y utilizar es fijo a un único espacio (sea cual sea su tamaño y función) o bien es movible o compartido con otros espacios y lugares de la empresa y/o organización.
5. El servicio y control técnico. Como todos bien sabemos, no todos los usuarios se llevan bien con las tecnologías de la información y la comunicación, por eso, es conveniente saber si la empresa cuenta o no con un departamento de mantenimiento y técnicos especialistas. Así, las instalaciones “plug and play”, con pocos cables, son las que más éxito están teniendo, dado que facilita el uso para la mayoría de los usuarios tras recibir una breve formación técnica e implica un uso inmediato y rápido de la sala.

Cada uno de estos factores arriba descritos afectan al cómo y para qué de este tipo de espacios y supone la toma de decisiones sobre la soluciones integrales en lo audiovisual, en la posibilidad de reservar salas y recursos, en la configuración de redes IP, en la automatización del funcionamiento de la sala, en la captura y streaming, en la gestión y distribución de las señales, entre otras.

Las empresas, instituciones y organizaciones están apostando por recortar las distancias entre todos, compartir ideas y proyectos de forma dinámica y transparente con lo que implica que la tecnología a utilizar no debe ser un impedimento ni una excusa para no conseguir estos objetivos. Y en concreto, los sistemas de audio en salas de colaboración no pueden repertir los defectos de etapas anteriores donde no se te escuchaba, no les oías o la calidad de la escucha era defectuosa, mensajes entrecortados o decalajes entre el sonido y la imagen. Siempre hablando de comunicaciones en tiempo real, que facilite a varios usuarios trabajar juntos y de una forma simultánea.

Los sistemas de audio en los sistemas de colaboración e integración tienen que dar respuesta a tres procesos intrínsecos para la obtención de buenos resultados: la captación; la conectividad, configuración y control; y por supuesto,la escucha.

Vamos a enumerar aquellos aspectos que afectan al conjunto de los sistemas de audio, y que, en la actualidad, son exigibles a las empresas, instituciones y organizaciones que apuesten por sistemas de colaboración:

• Microfonía con modos de directividad seleccionables y distintos modos de ángulo de elevación, e incluso de seguimiento de voz para permitir una mayor movilidad a cada uno de los interlocutores presentes en la sala. También, medios técnicos personales como comunicación por Headset (mono/stereo).
• Soluciones como micrófonos basados en tecnologías Beamtracking  y/o beamforming (emisión de ondas acústicas), asegurando que toda palabra pronunciada sea perfectamente capturada y enviada mezclando inteligentemente las conversaciones de toda la mesa, permitiendo a los participantes de la conferencia del otro extremo experimentar una conversación más natural.
• Montajes de instalaciones sobre modelos de sobremesa y/o montados en el techo.
• Sistemas de microfonía que indican el estado a través de LED: activos o en silencio.
• Alta definición para voz y vídeoconferencia que otorgue a la sala un sonido natural y consistente.
• Procesadores y un control de audio que permita la cancelación de eco avanzada (eco acústico – AEC) en estéreo. Y también trabajar con filtros que eliminan los ruidos de fondo molestos y sonidos indeseados.
• Soluciones de audio envolventes con el fin de conseguir una experiencia inmersiva de audio. Por ejemplo, basadas en tres zonas de 120º proporcionando 360º de cobertura; o un número amplio de altavoces: dos subwoofers, dos altavoces de agudos y dos de graves.
• Utilización inteligente de automezcladores de audio con uso compartido de ganancia y ecualización garantizando el mismo nivel y calidad del audio entre todos los usuarios e incluso facilitando las transiciones sonoras suaves y sin problemas entre cada uno.
• La posibilidad de mapas intuitivos de configuración automática de la sala basados en soluciones vía software.
• Los protocolos de transporte de audio a través de Ethernet, como por ejemplo Dante y AVB, permitiendo una mayor flexibilidad para recibir y distribuir audio donde sea necesario.
• Fácil instalación apostando por “plug and play” bajo soporte PC / MAC; permitiendo conexiones inalámbricas o con un solo cable, conectividad USB y Bluetooth.
• Protección por contraseña. Un aspecto importante a tener en cuenta dado que son espacios y/o salas donde pueden trabajar un amplio número de usuarios en distintos momentos de la jornada laboral y con fines muy diferentes.
• Soluciones de conferencia basadas en la web, incluidos Microsoft Skype for Business/Microsoft Teams, Zoom, BlueJeans, Google Hangouts™/Google Meet,Cisco(R) Spark, GoToConference(TM), Vidyo(R), WebEx(R), entre otras.

El audio es una materia compleja donde hay que tener en cuenta multitud de parámetros para no cometer errores de cálculo a la hora de realizar una instalación siendo para muchos una verdadera pesadilla, ¿qué tipo de microfono?, ¿cuántos altavoces y dónde se colocan?, ¿qué potencia de amplificación es necesaria?

Estas cuestiones y muchas más deben de ser correctamente resueltas y medidas para tener éxito en los sistemas de audio en las salas de colaboración dentro de las empresas, instituciones y organizaciones: las dimensiones de la sala y el ruido ambiental, la altura del oyente, el contenido del programa de audio, el nivel de presión del sonido (SPL) deseado y el nivel de tolerancia del cliente a variaciones en el nivel de presión del sonido en ese espacio, la distancia deseada del oyente al altavoz, la tasa de sensibilidad publicada del altavoz para proporcionar la salida acústica de referencia de 1 W a 1 m… Por eso, es muy recomendable dejar estos asuntos en manos de profesionales y empresas especializadas que nos dejarán la sala perfectamente preparada para un uso fácil, intuitivo y adaptado a las necesidades particulares de cada uno.

Antes de finalizar, este artículo sobre sistemas de audio para salas de colaboración “online” es muy importante el tipo de superficie y materiales que se han colocado en los suelos, paredes y techos, así como los elementos de decoración como mesas, sillas, espejos, entre otros. Simplemente recordamos que los materiales absorbentes acústicos son útiles cuando deseamos controlar la energía que permanece en el interior de la sala, y los aislantes acústicos son útiles para reducir la energía que se transmite.

No sería muy profesional hablar de los sistemas de audio por sí mismos, al contrario es necesario incluirlos dentro del conjunto de soluciones audiovisuales que nos podemos encontrar en una sala de colaboración “online”, dado que eso determina el campo de acción y la multitud de finalidades que una empresa puede realizar entorno a las dinámicas de trabajo dentro de esas salas.

Sistema de presentaciones multimedia, cámara de vídeoconferencia, contenidos integrales de audio, vídeo y colaboración, gestión de reservas de salas, redes internas  y a internet que sean estables, rápidas y con sistemas de encriptación y seguridad, protocolos IP, conexiones 5G, displays interactivos, control y automatismos en relación al espacio como puede ser la iluminación, la temperatura, los ruidos de motores y máquinas anexas; y, por supuesto, la nube. Los ejecutivos usan la nube para almacenar y respaldar información en servicios como OneDrive, Google Drive, Mega o Dropbox. Pero en la nube también están servicios CRM (Custom Relationship Management) como SalesForce, Zimbra o RackSpace; suites de productividad como Office 365; o gestores de proyectos y de colaboración como Trello, Slack o Yammer.

Todas las empresas involucradas en el desarrollo tecnológico, en la instalación y configuración de equipamiento y/o que dan un servicio auxiliar entorno a las salas de colaboración “online” determinan que la única formula de éxito para asentar y expandir el uso de este tipo de salas es ofreciendo soluciones escalables, personalizables y adaptables a las necesidades y conyuntura de cada tiempo y momento; un funcionamiento intuitivo y flexible para cada usuario; y por último, seguridad dado que la información que se comparte “online” puede tener distintos niveles de confidencialidad.

El mundo empresarial seguirá apostando por metodos de trabajo de colaboración “online”, y así, por la implementación de soluciones técnicas para audio, vídeo, datos, web… en el momento que esto implique reducción de gastos, aumento de la productividad y en consecuencia, casi directa, generación de ingresos para las empresas, instituciones y organizaciones.

La sociedad de la información y la comunicación ha cambiado muchas de las reglas de juego de la convivencia y de las relaciones profesionales. Hay elementos del pasado que no van a volver, por muy nostálgicos que seamos. Excusas como que “no te veo bien”, “se me oye”, “se me escucha”, “espera que no te oigo”, “repite que se ha cortado”, “vaya, no puedo abrir el archivo o no me abre el vídeo”, “esto es muy lento, lo siento” van desapareciendo del entorno laboral gracias al esfuerzo y la inversión que los responsables de las empresas están realizando para que el trabajo colaborativo online sea una experiencia satisfactoria, transparente, agradable y con alcance de resultados óptimos en la comunicación permitiendo el intercambio de ideas, proyectos, conocimientos en cualquier momento y a cualquier parte del mundo.