Sony TEOS: La solución para gestionar, organizar y comunicar con la máxima eficiencia

Imagen corporativa que presenta un técnico gestionando el sistema TEOS de Sony

Hace ya años que existen múltiples plataformas para reserva de salas, cartelería digital, y control domótico. Pero parece que Sony TEOS es actualmente la única plataforma que ofrece la integración de todas estas funcionalidades, junto con unas cuantas más, con una capacidad de interacción y escalabilidad que lo convierten en la solución idónea y más eficiente para oficinas, corporaciones, hoteles, hospitales, universidades y otros múltiples y diferentes entornos.

Texto: Luis Pavía

En este mundo cambiante, y aún más con los condicionantes de la situación pandémica actual, la eficiencia y la rentabilidad necesaria en los entornos empresariales deben considerar nuevos parámetros en las ecuaciones que permiten obtener eficiencia y rentabilidad. Y hacerlo manteniendo al mismo tiempo las consideraciones necesarias de seguridad y salud que interfieran lo menos posible en el desenvolvimiento de la actividad normal. Y mejor aún si consiguen facilitarla.

TEOS no se ha creado pensando explícitamente en este escenario, porque la plataforma ya lleva varios años en el mercado. Pero gracias a la flexibilidad con la que se concibió y se sigue desarrollando, y sus múltiples funcionalidades, algunas tan novedosas como la reserva del escritorio individual en puestos de trabajo compartidos, lo convierten en una solución aún más relevante en las difíciles circunstancias actuales.

El objetivo principal de TEOS es facilitar la transformación de los espacios de trabajo para mejorar la colaboración y optimizar la gestión de las instalaciones al tiempo que simplifica el trabajo de todos los actores involucrados. Entre sus aspectos diferenciales destacamos:

  • La integración en una única plataforma de la práctica totalidad de las necesidades de comunicación, gestión y organización productivas para la mayoría de las organizaciones.
  • Su capacidad de personalización y escalabilidad, que nos permite configurar un sistema exactamente a la medida de cualquier necesidad de cliente, sea cuál sea su ámbito de actividad, su tamaño o su distribución geográfica.
  • Es una solución que contempla tanto el software, como el hardware dedicado y el soporte a lo largo de toda la vida del sistema.
  • Y además se trata de una solución abierta, compatible con multitud de dispositivos de otros fabricantes, e interconexiones lógicas con una amplia opción de plataformas de terceros.

Pero veamos poco a poco que significan y en que se traducen estas palabras.

Hace ya una década que los primeros sistemas de control domótico entraron a formar parte de los entornos de trabajo como elemento tecnológico: encender proyectores y controlar luces o persianas eran todo un signo distintivo.

También hace ya algunos años que resulta frecuente encontrar en bastantes empresas sistemas de cartelería digital (“Signage”) y, en función de su tamaño y actividad, también de reserva de salas (“Room Booking”). Son medidas que ayudan a facilitar la comunicación con los clientes y los propios empleados, e incrementar la eficiencia de los espacios en los edificios e instalaciones.

Unos y otros configuraron los primeros pasos hacia la oficina inteligente. Y no solo hacia la oficina, sino que otros entornos fueron adoptando estas innovaciones para sus propios espacios: hoteles, museos, clínicas, universidades, centros comerciales, etc. Así, existen diversos desarrollos específicamente adaptados a cada una de éstas necesidades.

Pero esto nos conduce a una diversidad de sistemas, configuraciones, métodos de uso, y curvas de aprendizaje que pueden acabar complicando la vida de las personas en lugar de facilitarla. Especialmente para los responsables de su implantación, de su mantenimiento y de su manejo diario.

El avance que TEOS pone en nuestras manos es integrar todas estas funcionalidades en una única plataforma, modular, escalable y personalizable hasta el último detalle. Esta plataforma, que además está en continuo desarrollo, va incorporando  nuevas funcionalidades en cada actualización gracias a su diseño modular.

Funcionalmente, el sistema consiste en una red de dispositivos interconectados a través una red IP convencional hasta un servidor en el que corre la aplicación “TEOS Manage”, que se ocupa de gestionar todo el sistema. Esta red IP puede ser exactamente la misma red de datos del edificio, lo que permite rentabilizar la infraestructura y facilitar la interconexión de todos los dispositivos: pantallas, tablets, sensores, etc.

Además, dado que a través de la red los dispositivos no solo reciben la información a presentar sino los comandos de control, el propio sistema también se ocupa de gestionar estados, como encendido y apagado programado de cada dispositivo individual en función de cada necesidad, proporcionando un importante impacto positivo en el aspecto medioambiental y en el ahorro de costes por consumo energético.

Sony TEOS puede acompañar a nuestros empleados y visitantes desde que llegan a nuestra empresa hasta que salen del edificio haciendo la estancia más cómoda y agradable para todos ellos, al mismo tiempo que resulta más eficiente para la organización.

Veamos una instalación con todos los módulos operativos, imaginando que somos un cliente o un proveedor, y que nos han invitado a una reunión en las oficinas de una empresa. Para ello, nuestro interlocutor nos ha enviado un correo en el que (más adelante veremos cómo) aparece un código de 4 dígitos. Una vez que llego al edificio, en cuyo hall encontraremos pantallas con distintos contenidos, puedo dirigirme al sistema de recepcionista virtual (“TEOS Reception”), con grandes tablets de 15 ó 22 pulgadas, donde simplemente indico que tengo una cita e introduzco mi código de 4 dígitos.

Uso de Sony TEOS en las oficinas de Siemens

Instantáneamente el sistema me reconoce, me permite imprimir mi identificación de seguridad personalizada para esa visita, y me invita a esperar a mi anfitrión en la sala de espera, o me indica a qué sala de reuniones me debo me debo dirigir. Simultáneamente y de forma autónoma, como también reconoce a mi anfitrión, le envía un correo o un SMS para indicarle que ya hemos llegado.

En la sala de espera encontraré un mensaje de bienvenida general, o bien personalizado con mi nombre junto a cualquier otra información que la empresa haya decidido en cada una de las distintas pantallas de esa sala. O si me dirijo directamente a la sala de reunión, junto al acceso al edificio dispondré de un mapa interactivo (“TEOS Wayfinding”) que me indica la ruta hasta la sala asignada a través de plantas y pasillos.

En el caso de llegar sin una cita concertada, el propio sistema de recepcionista virtual generará un mensaje de aviso a la persona designada por la organización para que podamos ser atendidos personalmente.

Durante nuestro desplazamiento a la sala reservada iremos encontrando diferentes pantallas, que al igual que en el hall serán de cualquier tamaño y disposición vertical u horizontal, con cualquier tipo de contenido que se haya determinado: combinando presentaciones convencionales, fotografías, vídeos, información en tiempo real procedente de fuentes externas como videos, noticias o meteorología, páginas web, e incluso canales IPTV.

Una vez en la sala, encontraremos junto a la puerta una nueva tablet que proporcionará datos de la reunión actual, y de las siguientes si así se ha configurado, así como opciones para iniciar o cancelar la reunión, extender su duración si es posible, e incluso localizar y reservar otras salas. Lo habitual en este tipo de funcionalidades. Esto llega acompañado de unos led que se iluminarán en rojo o verde para facilitar la identificación del estado de cada sala desde una cierta distancia. En los nuevos modelos de este año, el color de esta iluminación también es configurable a criterio del cliente, para indicar otros estados o hacerlo coherente con la imagen corporativa de cada empresa.

Adicionalmente, y en caso de necesidad, podemos contar en estas tablets con funcionalidad RFID o NFC para identificar a las personas. Esto es especialmente útil si determinada reunión solo puede ser iniciada por el anfitrión, o bien para recopilar de forma automática las identidades de todos los participantes. Este sistema es muy adecuado en entornos como Universidades o cualquier otro donde se requiera algún tipo de control o registro de asistencia.

Al entrar en la sala, automáticamente se abren las persianas y/o se encienden las luces en función de la iluminación ambiente. Las pantallas apagadas se encienden con contenidos variados e información particular de la propia sala, como la temperatura y calidad del aire o el programa de actividades. Siguiendo unas sencillas instrucciones, conectamos nuestro ordenador portátil, tablet o teléfono móvil mediante la funcionalidad “TEOS Connect” al gran mural con la funcionalidad “Videowall” de forma inalámbrica para proyectar nuestra presentación o compartir nuestro contenido. Incluso sin la funcionalidad de Videowall, es posible que hasta 4 participantes compartamos contenido simultáneamente en una misma pantalla individual.

Simplemente por conectarnos, las luces se han atenuado y las persianas se han cerrado, y durante la presentación, el sistema de climatización se ha ocupado de mantener controlada la temperatura y calidad del aire de la sala en los márgenes establecidos. No obstante, todos estos parámetros también pueden ser controlados de forma manual desde una segunda tablet dedicada a este fin en el interior de la propia sala, mediante “TEOS Room Control”.

Entre los múltiples parámetros configurables, es posible recibir avisos X minutos antes del fin programado de la reunión. Aunque, siempre que haya tiempo disponible hasta la siguiente reserva, los empleados autorizados de la organización pueden extender el tiempo de la reserva en curso desde su propio móvil con la App “TEOS Mobile”, disponible para iOS y Android. Desde esta aplicación, también pueden buscar y reservar salas, controlar dispositivos en las salas y acceder a informes de uso de las salas.

Este control de uso es especialmente interesante en aquellos entornos como los grandes edificios compartidos entre varias empresas, en los que cada una tiene un cupo o una facturación por uso de determinados espacios comunes, como las salas de reuniones.

Lógicamente, las mismas funcionalidades, o el conjunto que mejor se adapte en función de cada necesidad, estarán disponibles en los espacios comunes y las salas de reuniones internas de cada empresa, área o departamento. Esto se replica tanto en cartelería como en reserva de salas.

Operario usando el sistema TEOS Manage

Entre los aspectos innovadores y diferenciales, y que gracias a encontrarse con antelación en los planes de desarrollo (el roadmap) ya está disponible, es la reserva de escritorio. Una función equiparable a la reserva de sala, pero que gestiona espacios a nivel de despacho o escritorio individual. Originalmente fue concebido para aquellos entornos de trabajo en los que hay cantidades significativas de personas que realizan su trabajo mayoritariamente fuera de la oficina, a la que sólo acuden en contadas ocasiones, como es el caso de las redes comerciales.

Precisamente esta funcionalidad hoy resulta idónea para facilitar la presencia ocasional a todos aquellos colaboradores que en el escenario actual deben realizar su actividad fundamentalmente en situación de teletrabajo.

Existen varios apuntes importes en los planes de desarrollo de la aplicación. Consta un plan de desarrollo ya establecido a medio y largo plazo que proyecta mejorar ir ampliando paulatinamente el sistema con nuevas funcionalidades, como es el caso de las reuniones a través de dispositivos de realidad virtual VR. Adicionalmente, Sony mantiene una estrecha línea de comunicación con los clientes, que pueden solicitar desarrollos personalizados para atender necesidades específicas muy particulares. Y lo que nos ha parecido más destacable es que, en el caso de tratarse de una demanda generalizada, en alguna ocasión se han modificado las prioridades de los planes de desarrollo para priorizar estas demandas.

Volviendo a la funcionalidad de cartelería digital, destacamos que los contenidos y los comandos cuentan con distintos niveles de prioridad, de forma que, además de los contenidos por defecto y los contenidos programados, todas las pantallas se pueden utilizar como dispositivos de alerta en caso de emergencia. Esta funcionalidad de cartelería también permite, en el caso de pantallas con sensor táctil, ser utilizadas como elementos interactivos. Esta interactividad facilita su uso como punto de información en oficinas y centros comerciales, o acceso a contenidos de realidad aumentada en el caso de museos y exposiciones, entre otros muchos.

Para facilitar la labor de comunicación, los contenidos se pueden controlar en el tiempo lanzándolos de forma inmediata, programar su presentación de forma puntual, o programarla de forma cíclica en intervalos desde minutos hasta meses. Y también el control a nivel de dispositivo: desde un único dispositivo hasta grupos de dispositivos, estructurados en base a una estructura jerárquica de 5 niveles.

Así, es fácil lanzar un contenido a una pantalla o dispositivo único, o a todos los dispositivos de un departamento, o en grupo a una o varias plantas de un edificio, o a varios edificios de la misma o distintas ciudades, e incluso a todos los dispositivos de una organización, se encuentren en el país que se encuentren. Las posibilidades son infinitas.

Por otro lado, y de la misma forma que disponemos de informes detallados del uso de espacios compartidos, como las salas de reuniones, es posible obtener informes detallados de los contenidos presentados en cada pantalla, o mejor aún, cuántas veces y en qué momentos se ha visualizado un contenido en cada pantalla. Este caso resulta especialmente interesante en espacios como los centros comerciales, que pueden utilizar las pantallas distribuidas por todo el complejo como espacios publicitarios y facturar exactamente en función del uso de cada anunciante con absoluta precisión y enorme facilidad.

Una vez que hemos finalizado nuestra visita, al despedirnos también encontraremos tablets que nos permiten rellenar una pequeña encuesta de satisfacción mediante “TEOS Survey”. Y, gracias a que los contenidos son totalmente personalizables y configurables, podremos obtener la información de los aspectos más relevantes para la organización en cada momento y en cada caso.

Una vez que hemos finalizado nuestra visita, y buscando satisfacer la curiosidad de saber cómo funciona todo el sistema, nos sorprende descubrir que simplemente se trata de una aplicación que corre sobre un servidor Windows con SQL e IIS. Los requisitos de TEOS frente a la configuración del servidor vendrán determinados por el número de usuarios y números de dispositivos conectados al sistema, pudiendo tratarse de un servidor compartido con otras aplicaciones corporativas, siempre que cuente con el dimensionamiento adecuado a la carga total de trabajo.

Oficina inteligente utilizando un sistema TEOS

Absolutamente toda la plataforma se maneja accediendo a través de un navegador web a la dirección en la que se haya configurado. Nos parece destacable que se pueda configurar minuciosamente el nivel de privilegio de cada usuario controlando a que opciones de cada menú puede acceder, también mediante grupos de perfiles que permiten a los usuarios tener acceso a todo lo necesario para realizar su trabajo, sin siquiera poder ver aquellos otros contenidos para los que no están autorizados.

Pero, incluso dentro de la información mostrada, hay niveles jerárquicos, tanto en diseño como en contenido. Por ejemplo, determinado nivel de usuario ha podido crear plantillas con criterios y contenido corporativo, de forma que otros usuarios puedan modificar sólo la parte del contenido para el que están autorizados, pero sin modificar ni la plantilla ni otros contenidos. De la misma forma que solo algunos usuarios pueden estar autorizados a lanzar contenidos a las pantallas. Contamos con un extraordinario nivel de precisión para determinar quién puede hacer qué.

Por supuesto, con el sistema disponemos de partida de una serie de plantillas preconfiguradas para facilitar su uso desde el primero momento que el integrador lo deja instalado, siendo todas personalizables. También, desde el minuto uno, se habilita poder crear contenidos desde una página en blanco para disponer del máximo de libertad creativa.

Todo esto se puede hacer sin necesidad de complicadas configuraciones de usuarios, ya que si nuestra organización es muy grande, simplemente asociando los grupos de usuarios de TEOS a los perfiles de Active Directory, implantamos y facilitamos los niveles de acceso al sistema en función de los perfiles generales.

Los usuarios pueden tener acceso a informes detallados, pero los administradores cuentan con múltiples herramientas diseñadas para facilitar aún más su labor: desde alertas de incidencias e informes de estado y de uso de cada dispositivo individual, hasta la posibilidad de cargar software o hacer actualizaciones remotas de los dispositivos. Tareas todas programables que se pueden realizar de forma desatendida fuera de las horas de uso de las instalaciones.

Además, como el acceso se realiza como al de cualquier página web, y los administradores pueden ver replicado en remoto el contenido de cada pantalla, prácticamente toda la gestión y administración se puede realizar remotamente. Incluso desde el otro lado del planeta. Por supuesto, con todas la medidas de seguridad necesarias.

Por ejemplo, no se pueden visualizar en remoto los contenidos presentados mediante conexiones locales para mantener la confidencialidad de la información mostrada por los visitantes, como clientes o proveedores convocados a reuniones, que se conectan a nuestro sistema para compartir su presentación.

El sistema es tan versátil, flexible y configurable, que un único sistema TEOS puede estar dando servicio a múltiples edificios en distintas ciudades de distintos países como si se tratase de un entorno único. Desde la Tablet de Hamburgo, puedo reservar una sala en Lisboa o en Estocolmo como si se tratase de la sala adyacente.

De la misma forma, el propietario de un edificio puede configurar su único sistema TEOS para dar servicio a todas las diferentes empresas que comparten su edificio, creando entornos completamente independientes para cada una, sin que se vean entre ellas, y mantener espacios comunes para todas, como por ejemplo las salas de reuniones de la planta baja.

Es necesario remarcar que, gracias al concepto de modularidad y escalabilidad del sistema, en cualquier momento se pueden ir modificando la cantidad de módulos funcionales y dispositivos operativos en su entorno. Resultando en este caso otro punto a destacar que una vez adquirida la licencia, ésta es permanente y no está sujeta a cuotas periódicas. El sistema jamás caducará. Lo que sí podremos mantener con la periodicidad que elijamos son los distintos planes de soporte y mantenimiento, una vez agotado el período inicial incluido en la garantía. En este caso, la gran ventaja de prolongar el contrato de soporte en el tiempo, es que incluye todas las actualizaciones que vayan apareciendo durante su vigencia.

La gestión de las salas se realiza, como era de esperar, a través de calendarios sincronizados. Estos pueden ser calendarios de Exchange, Google y Office, además de los propios internos de TEOS. Esta interacción con medios externos es una ventaja a la hora de mantener un sistema unificado y coherente con las necesidades de muchos clientes.

Mediante un pequeño interfaz, con el sistema de correo corporativo, tenemos la posibilidad de  generar e incluir automáticamente en los correos de invitación a las reuniones ese código de 4 dígitos del que hablábamos al principio.

Hasta aquí muy bien. ¿Y la domótica? Vamos con ella.

Agenda generada gracias al sistema TEOS

Actualmente existen dos sensores desarrollados específicamente para la plataforma TEOS, uno multifuncional que registra 6 parámetros a nivel de sala: nivel de iluminación, nivel de sonido, ocupación,  temperatura, humedad y calidad del aire (CO2). Y otro más sencillo, diseñado para detectar sólo algunos parámetros, como la ocupación a nivel de escritorio individual.

Pero gracias a la compatibilidad con los principales estándares del mercado, como KNX, Dali y LoRa, TEOS también puede interactuar con todos los dispositivos sensores y actuadores compatibles con estos protocolos. De esta forma, se pueden crear escenarios y automatizaciones que se activen en función de los comandos del propio sistema TEOS, y de las indicaciones de los distintos sensores, y actúen sobre los dispositivos propios del sistema, así como sobre los actuadores de cualquiera de estos protocolos, haciendo prácticamente ilimitada la capacidad de interacción.

Recordemos que estos tres protocolos son estándares abiertos, con decenas e incluso centenares de fabricantes creando dispositivos para todo tipo de uso y control.

Desde TEOS se pueden establecer hasta diez niveles distintos de prioridad para resolver cualquier tipo de conflicto que pudiera surgir si se diesen criterios que resultaran contradictorios para el comportamiento de cualquier dispositivo.

Recapitulando ya, TEOS está concebido para proporcionar ventajas significativas a todos los actores implicados en la escena actual. Pensando en los perfiles genéricos de la mayoría de las organizaciones:

  • Los usuarios ganan en flexibilidad y ahorro de tiempo.
  • Los responsables de tecnología y audiovisuales obtienen todo el control con una configuración sencilla y fácil de mantener.
  • Los responsables de los edificios ganan optimizando espacios, automatizando funciones y obteniendo informes.
  • Los responsables de comunicación aseguran la consistencia de la marca al tiempo que permiten la creación de contenidos al resto de la organización.
  • Para los gestores y financieros se ahorran costes, se facilita la implementación, manteniendo la compatibilidad hacia atrás y ampliándola hacia el futuro.

En definitiva, una solución a la altura de las necesidades de hoy en día, y preparada para todo lo que nos traiga el futuro.

Vogel’s Ibérica r
La gama de pantallas