El evento, la búsqueda de la experiencia única

Por Carlos Medina, experto y asesor en Tecnología Audiovisual

 

Muchos de los que nos dedicamos a la producción, a la generación de contenidos y a dar soporte técnico-artístico en el ámbito del audiovisual estamos inmersos en un cambio continuo. En los últimos años, se han modificado bastantes aspectos que antes eran pilares “casi intocables” para llevar a cabo nuestras funciones y responsabilidades en el sector audiovisual. Entre ellos, se ha modificado la tecnología utilizada, las etapas y fases en el proceso de producción, la diversidad de entornos profesionales, el perfil y los hábitos de nuestros usuarios finales (clientes, espectadores, audiencias, seguidores, público, auditorio, asistentes, consumidores, oyentes,…), la variedad de “ventanas” y “deliveries” (en argot profesional) y, en concreto, la experiencia a la hora de vivir un evento.

El audiovisual ya no son solo las producciones cinematográficas (en su versión de largo y corto); ni es la variedad de tipos de programas de televisión (sea cual sea la modalidad: en abierto, codificada, de pago, VOD, a la carta…); tampoco es el negocio de la publicidad; ni hacer videoclips, documentales, vídeo blogs, YouTube u otros tipos de productos audiovisuales. En la actualidad, lo audiovisual nos rodea, abarca multitud de facetas de nuestras vidas, está presente en numerosos ámbitos profesionales de muy diversa naturaleza, directamente vinculados o no con el negocio del sector “broadcast”.

Son tantos los trabajos que requieren de soluciones relacionadas con el audiovisual que nos hemos apropiado de la palabra evento. Un término algo genérico, pero que no es fruto de la casualidad. Es la mejor manera de empezar a entender lo que está pasando en el audiovisual. Es el inicio de un camino, que por cierto, ya no es ni lineal, ni unidireccional.

Un evento, según la Real Academia Española (RAE), es “un suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva”. Todo el mundo quiere hacer eventos, quiere difundir eventos, quiere compartir eventos. Además, la mayoría tienen un componente audiovisual elevado a la hora de producirlo y difundirlo: sonido perfecto, iluminación espectacular, imágenes de calidad, proyecciones de gran formato, etc.

La palabra “evento” (del latín “eventus” y en inglés “event”) está de moda en el sector audiovisual haciendo suyo lo que otros términos ya plasmaban. Denominaciones o términos, muy diferentes entre sí e incluso de otro momento histórico, como por ejemplo: bolo, concierto, show, espectáculo, presentación, recital, festival, gala, función, fiesta, recepción, festejo, ceremonia, celebración, inauguración, aniversario, exhibición, convite, obra musical, obra teatral, acontecimiento, feria, acto, demostración, actuación, gira, representación, reunión, convención, congreso, jornada, simposio, happening, mesa redonda, banquete…

Según Successful Event Management: A Practical Handbook de Anton Shone y Bryn Parry (2010) un evento es “todo acontecimiento previamente organizado que reúne a un determinado número de personas en tiempo y lugar preestablecidos, que desarrollarán y compartirán una serie de actividades afines a un mismo objetivo para estímulo del comercio, la industria, el intercambio social y la cultura general”.

Todo lo que abarca el término evento podemos resumirlo en seis aspectos comunes: un organizador, un receptor, un objetivo concreto (mensaje, tema o propósito), una caducidad (un principio y un final), una experiencia vivida (tipo de servicio) y un gran protagonismo del audiovisual (micrófonos, cámaras, proyecciones, iluminación, visuales, pantallas, música, etc.).

Vamos a profundizar en las implicaciones que conlleva hacer, levantar o producir un evento, siempre con el audiovisual como fondo del análisis.

Cada evento que surge tiene los objetivos, los destinatarios y las peculiaridades propias de quien quiere llevarlo a cabo. Por eso, podemos hablar de una tipología de un evento según la temática o el organizador, el espacio o sede, el ámbito geográfico, la agenda temporal, el público y la envergadura o dimensión del evento.

 

 

En primer lugar, en el caso de la temática o el organizador hay una variedad cada vez más extensa según se van sumando distintos agentes que quieren tener su propio evento. Así, surgen eventos oficiales, empresariales, sociales, educativos, corporativos, de entretenimiento y ocio, comerciales, culturales o deportivos, entre otros.

Existe una nomenclatura adaptada del comercio electrónico para determinar cada segmento posible aplicado en el entorno de los eventos, que pone en relación al organizador y al destinario:

• B2A (Business-to-Administration): relaciones, normalmente de negocios, de las empresas con las Administraciones Públicas.
• B2B (Business-to-Business): se refiere a las transacciones económicas o las relaciones efectuadas entre empresas. Empresa a empresa.
• B2C (Business-to-Consumer): comercio de las empresas con el cliente final, el consumidor.
• B2E (Business-to-Employees): relaciones entre las empresas y sus empleados.
• B2N (Business-to-Nobody): negocios que no consiguen construir o llegar a ningún mercado; es decir, no llegan a nadie y, por tanto, no funcionan.
• C2C (Consumer-to-Consumer): es el tipo de relación comercial que se lleva a cabo entre consumidores, bien sea mediante el intercambio de correos electrónicos o a través de tecnologías P2P (peer to peer).
• C2G (Citizen-to-Government): relaciona a los consumidores con el Gobierno.

 

En segundo lugar, una clasificación atendiendo al lugar o sede de celebración del evento bajo el prisma del espacio/emplazamiento (LCE):

1. Espacio/emplazamiento real. Son todos aquellos lugares o localización existentes (construidos o por construir) tangibles, corpóreos dotados de una espacialidad determinada por unas medidas tan básicas como el ancho, largo y alto concreto del sitio.

• Espacio/emplazamiento preparado (LCE – P): aquellas sedes que han sido diseñadas, construidas y dotadas a propósito para el desempeño de actividades ajustadas a los eventos y espectáculos. Por ejemplo, un teatro, una sala escénica multiuso, un plato de TV, un recinto ferial o un palacio de congresos, entre otros.
• Espacio/emplazamiento adaptado (LCE – A): aquellos lugares donde acogen eventos sin ser su finalidad principal: un centro comercial, una plaza de toros, un pabellón/campo de deportes, una localización interior natural cualquiera o un salón de actos, por ejemplo.
• Espacio/emplazamiento vacío (LCE – V): son los lugares que hay que adaptar completamente para la celebración de las actividades del evento, dado que nunca se diseñaron ni construyeron para ese fin. Son emplazamientos muy genéricos y en la mayoría de los casos inapropiados por lo que necesitan de una gran inversión (presupuestos, personal técnico y gestión de permisos) para que el evento se desarrolle de una forma correcta bajo la legislación vigente, por ejemplo: una explanada, un parking, una plaza o una localización exterior cualquiera.

2. Espacio/emplazamiento virtual. Son todos los entornos creados y representados a través de las nuevas tecnologías (realidad virtual -RV- o realidad aumentada -RA-) y bajo el dominio de las redes de Internet o de la nube. Pueden aparentar y presentar un escenario o localización real o inventada. No hay límite alguno tanto en las dimensiones, en el diseño, como en las posibilidades dentro de este tipo de emplazamientos.
3. Espacio/emplazamiento combinado. Es la solución que permite utilizar conjuntamente las posibilidades que ofrece un espacio real junto con un espacio virtual a la hora de planificar las distintas áreas y acciones que compongan el evento.

La mayoría de los profesionales que trabajamos en los eventos hablamos de una forma más coloquial de sede o localización agrupadas en tres denominaciones:

• Localización o sede interior/in: aquellos espacios que se realizan dentro de un edificio, inmueble o construcción; o podemos trabajar con soluciones estables no permanentes (una carpa). Podemos, a su vez, subclasificar en interior cerrada (p.ej. teatro), interior semicerrada (p.ej. patio de corrala) o interior cubierta (p.ej. circo).
• Localización o sede exterior/out: son aquellas que presentan el evento al aire libre, sin ningún tipo de protección ni para el espectáculo, ni para el público.
• Localización o sede mixta o in/out: cuando las distintas actividades del evento se desarrollan en exterior pero cuenta con algún tipo de solución estable (lonas o telas) para la zona del escenario, lo que se conoce como semicubierta (p.ej. conciertos).

También se suele utilizar una denominación genérica como sedes tipo teatro, arena o circo, siendo propio de entornos de trabajo muy especializados para eventos y espectáculos:

• Teatro: de origen más tradicional, proviene de los trabajos que se desarrollan en las instalaciones que conocemos comúnmente como salas de teatro y salas escénicas multiuso (actualmente muy de moda). Son lugares cerrados, con grandes ventajas por tener las instalaciones preparadas técnicamente (dependiendo de la dotación que haya), con protocolos de actuación y capacidad para dar más cobertura al evento/espectáculo (taquillaje, salas anexas y otros servicios).

El inconveniente mayor es la acotación física limitada del espacio escénico de cada teatro o sala; y dependiendo de la antigüedad, la revisión y seguridad de la infraestructura, instalaciones y equipamientos técnicos con las que estén dotados.

• Arena: este tipo de sede, más actual y moderna, engloba un sinfín de lugares tanto interiores como exteriores. Desde pabellones deportivos, campos de futbol, naves cubiertas, recintos feriales, plazas de toros, palacios de congresos e, incluso, explanadas dedicadas al espectáculo. Son espacios preparados para acoger gran diversidad de eventos.

Son espacios multidisciplinares, lo que implica que están altamente preparados desde el punto del diseño de los espacios y de las infraestructuras necesarias: desde levantar escenarios, torres, bajocubierta, cubierta, pasarelas, salas anexas o espacios polivalentes…

• Circo: se realiza en espacios cerrados levantados a medida y escala para el evento/espectáculo a ejecutar. Como solución predominan las carpas, por eso la propia denominación referenciándose a la actividad del circo.

Para finalizar este acercamiento al tipo de evento en referencia al espacio tenemos que indicar una clasificación sencilla por el número de espacios que se utilizan en el desarrollo del evento, sean de naturaleza real, virtual o combinada:

1. Sede única. También denominada unisede. Significa que solamente hay un emplazamiento para la ejecución de las actividades propias del evento.
2. Sede múltiple. También llamada multisede. En esta ocasión es propio de aquellos eventos que tienen distintos espacios para su buen desarrollo de acuerdo a las necesidades y objetivos marcados. Pueden ser reales, virtuales o combinadas (siendo estás últimas las más utilizadas).

No hay límite en la zona geográfica de cada uno de estos espacios mientras el evento se desarrolle en el mismo instante temporal, sea cual sea su duración.

Una palabra utilizada actualmente es venue. Se trata de una palabra inglesa cuya traducción es espacio, lugar o sitio, sede o punto de encuentro. Un venue puede ser cualquier espacio que te imagines, cualquier lugar que pueda albergar tu evento y ajustarse a sus necesidades, haciéndolo perfecto: una finca rural, un castillo o palacio, una bodega, una terraza, un hotel, un palacio de congresos, una sala de conferencias o convenciones, un restaurante… o cualquier tipo de espacio que se te ocurra para celebrar un evento.

 

 

En tercer lugar, en cuanto a la cobertura o ámbito geográfico del evento podemos hablar de cuatro contextos diferentes:

1. Internacional: cuando al menos el 40% de los asistentes/participantes son de, como mínimo, tres países diferentes. Y cuando el contenido del evento trata sobre temas y asuntos de carácter mundial.
2. Nacional: al menos el 40% de los asistentes/participantes proceden de tres comunidades autónomas diferentes. Respecto a la temática del evento versa sobre los intereses de un único país.
3. Regional: cuando los asistentes/participantes, en un 80%, y la temática están circunscritos a la problemática y enfoque de una comunidad autónoma, región, territorio de delimitación institucional/política.
4. Local: al menos el 80% de los asistentes/participantes, así como los objetivos del evento tienen que ver con una localidad, un distrito o una comarca.

 

En cuarto lugar vamos a ver todas las posibles vinculaciones que hay entre el evento y el público. Así, por la asistencia del usuario final al evento (bajo las denominaciones de público, asistente, usuario, espectador, participante, cliente o interesado) podemos indicar:

1. Eventos de asistencia externa / abierta / libres

• Sede real de pública concurrencia. Son todas las personas que asisten al evento, excepto los que pertenecen a la organización y al personal técnico. Implica taquillaje, aforos limitados, diversidad de usuarios, dependencias anexas y medidas de protección de seguridad y salud. Por ejemplo un festival de conciertos de verano. Nos referimos a los eventos donde se reúnen en un espacio de tipo real todos los usuarios finales.
• Sede virtual de pública concurrencia. Cuando el usuario final accede al evento a través de las redes de comunicación interconectadas (Internet) bajo un modo abierto de acceso al contenido. Excepto los que pertenecen a la organización y al personal técnico del evento.

2. Eventos de asistencia interna / cerrada / reservada

• ede real de privada concurrencia. Son aquellos donde se da cita un público delimitado y de carácter más particular, específico y especializado bajo el prisma de un sector, actividad o temática. Son eventos con menor número de asistentes y con un control de acceso con reserva de admisión, por ej. la entrega de los Premios Goya o un congreso sobre paleontología.
• ede virtual de privada concurrencia. Misma características que la anterior, pero en el entorno de las comunicaciones interconectadas (Internet) con un acceso cerrado y condicionado al contenido bajo un registro previo, invitación selectiva o condicionada por un password o clave.

3. Eventos de asistencia mezclada: se dan en el caso de que sea un evento externo o interno pero que cuenta tanto con una asistencia real y con una participación virtual, permitiendo el acceso al evento a un mayor número de usuarios que por razones de limitación geográfica no hubiera podido intervenir dentro del evento.
4. Eventos sin concurrencia, sin público. Son eventos realizados a puerta cerrada para su registro o grabación.

En este sentido, sin desviar la atención en referencia al usuario final y el evento, podemos ofrecer otra clasificación según el número de asistentes previstos (o el número de participantes):

1. Mini evento, entre 35 y 50 participantes.
2. Evento pequeño, entre 50 y 250 participantes.
3. Evento mediano, entre 250 y 500.
4. Gran evento, entre 500 y hasta 2.000 participantes.
5. Mega evento – mega event – con más de 2.000 participantes.

Y continuando bajo este punto de vista, nos encontramos el tipo de evento según la entrada de acceso del usuario final, siendo:

1. Evento gratuito: las personas interesadas en el evento (real/virtual) no tienen que pagar ninguna entrada para acceder y disfrutar del contenido.
2. Evento de pago: cuando es necesario comprar un tique o entrada para asistir al evento (real/virtual).
3. Evento con reserva / acreditación / invitación / registro: Es la forma de acceder al evento (real/virtual) en la cual el participante tiene que recibir la entrada por parte del organizador. En muchas ocasiones, es necesario hacer una petición previa, rellenando un formulario, para el buen funcionamiento y cumplir con el aforo del espacio donde se vaya a desarrollar el evento.

Por último, el evento según el nivel de participación del público en el propio evento:

1- Activo: toda aquella acción premedita y planificada por la cual el organizador del evento tiene el objetivo de hacer al asistente/participante parte del desarrollo del evento a través de los medios y herramientas disponibles sean tradicionales o basadas en nuevas tecnologías. Bien cuando el público asistente participa en el desarrollo de las actividades llevadas a cabo dentro del espectáculo (por ejemplo sale un persona a colaborar en un espectáculo de magia); o cuando el propio espectáculo se sumerge entre el público (por ejemplo, cuando un cantante literalmente vuela por encima de las  personas que disfrutan del concierto).

En este sentido, hay que saber perfectamente que es lo que va a suceder por cuestiones de confianza, seguridad y protección entre el público y el espectáculo.

2- Pasivo: es el tipo de evento contrario al activo. Simplemente el usuario/asistente es un simple receptor del mensaje, a modo de oyente, sin tener interactividad alguna en el desarrollo del evento.

3- Participativo: el organizador diseña el evento para enviar un contenido al asistente/participante pero con intención de conocer la opinión y valoración de este a lo largo del desarrollo del propio evento y al finalizar. Esta opinión se recoge por medios convencionales o a través de nuevas aplicaciones como son cuestionarios, encuestas, votaciones,…

 

 

En quinto lugar, vamos a plantear el tipo de evento bajo la variable de la agenda / calendario de celebración (LCC) que tiene el espacio:

1- Calendario / agenda continuada (LCC- C): son las sedes donde las actividades del espectáculo son regulares e incluso permanentes. Por ejemplo, el teatro, una sala escénica multiuso, un plato de TV, un recinto ferial o palacio de congresos.

2- Calendario / agenda programada (LCC-P): aquellas sedes que organizan un evento de forma periódica con intervalos o guiados por criterios estacionales: una plaza de toros y los espectáculos taurinos, palacios de deportes y los festivales de verano, entre otros.

3- Calendario / agenda ocasional (LCC-O): el evento se desarrolla puntualmente, y por tanto se busca y se aprovechan sedes que tengan cierta disponibilidad e infraestructura para llevarlo a cabo, por ejemplo una campaña o una presentación de producto en un centro comercial.

4- Calendario / agenda vacía (LCC-V): son todas aquellas sedes o lugares donde no acogen ni se realizan actividades de este tipo; y por tanto se consideran nuevas o vírgenes para el sector de los eventos. En este apartado cabe cualquier localización natural interior o exterior, normalmente elegidos como efecto sorpresa para los asistentes o como una operación de marketing.

 

En sexto lugar, podemos presentar una clasificación del tipo de evento de acuerdo la dimensión y la envergadura en virtud de los objetivos marcados por el organizador:

1. Evento espectacular: es todo aquel evento que reúne los ingredientes y variables necesarios para cumplir con el objetivo de hacer algo grandioso con unos contenidos increíbles, un desarrollo perfectamente ejecutado y un nivel de satisfacción magnífico hacia el asistente. Estos eventos suelen presumir de hacerse en grandes espacios o en espacios sorprendentes, combinan una producción presencial y virtual, tienen a su disposición un equipamiento técnico audiovisual de última generación y cuentan con un equipo artístico de gran renombre y con personal técnico de una alta especialización, excelentes conocimientos y mucha experiencia.
2. Evento compacto: este tipo de evento consigue unos niveles muy equilibrados entre el objetivo del evento y las decisiones tomadas. Suele llevarse en espacios de tamaño medio, con una variedad de equipamiento técnico, presupuestos no muy elevados y un equipo humano en torno a veinte profesionales. En la actualidad, suelen ser los más habituales dado que son asumibles por parte de la mayoría de organizadores.
3. Evento sencillo: este tipo de evento es el resultado de una toma de decisiones sin complejidad, con un desarrollo de evento lineal donde predomina el contenido y las soluciones audiovisuales simplemente complementarias o de apoyo. Son eventos como actos de presentación, fiestas privadas, actos sociales como bodas, banquetes,…

Una vez visto un esquema general del tipo de evento a ejecutar, hablemos de las instalaciones y equipamientos técnicos audiovisuales necesarios; en definitiva, de qué tipo de producción de eventos queremos llevar a cabo.

 

Respecto a la dotación técnica y los profesionales del audiovisual para llevar un evento correctamente podemos encontrarnos con los siguientes equipamientos e instalaciones:

• Equipamiento predeterminado o fijo: implica que el equipamiento técnico e instalaciones están establecidas desde el principio en los primeros planos de construcción del espacio donde se va a llevar a cabo el evento y, en consonancia, al espectáculo a ejecutar. En la mayoría de los casos, su adquisición es por compra pasando a ser material inventariable de la sede. En cuanto, al personal técnico se considera de plantilla fija o bajo contratos bastantes permanentes, tanto para el mantenimiento de la instalación como para llevar a cabo el evento.
• Equipamiento complementario o variable: tanto el equipamiento necesario como el personal técnico vive bajo el prisma del alquiler y contratos temporales de acuerdo al lugar y a la agenda del evento. Suele completar las instalaciones predeterminadas para conseguir un nivel de respuesta técnica más acorde con los objetivos del evento y con las demandas de la actualidad.
• Equipamiento DIY (siglas del inglés do it yourself). Hazlo tú mismo es una expresión que quiere indicar que las soluciones, infraestructuras y el equipamiento técnico necesario se vaya decidiendo en virtud del evento. El punto de partida siempre es el vacío hasta culminar en el espectáculo, habiendo respuestas, protocolos, acuerdos y tecnologías muy personalizados hacia el evento y el cliente.

 

Es el momento donde el evento sube de nivel, tanto conceptualmente, como respecto al operativo necesario para identificar el tipo de producción técnico audiovisual que vamos a desempeñar. Entendiendo la producción como el proceso de trabajo por el cual se asigna un equipo de profesionales y se emplea una tecnología determinada bajo una temporalización concreta para la consecución de los objetivos marcados por los organizadores del evento.

Así, hablamos de:

1- Producción in situ / on site: este tipo de producción del evento significa que es necesario contar en la sede física (real) de todo el personal y el equipamiento para llevar a cabo dicho evento. Es la producción más tradicional y con la que más experiencia se cuenta. Tanto el personal artístico (presentadores, cantantes, speakers, conferenciante, ponentes,…) como el técnico (producción, organizadores, imagen, iluminación y sonido) tiene que estar físicamente en el lugar tanto para desarrollar la escaleta del evento como para manejar los equipos y tecnologías necesarias.

2- Producción automatizada / asistida: en este caso, la producción se desarrolla con algunas facetas o procesos programados con la intervención de las máquinas de una forma autónoma a través de protocolos aprendidos e inteligencia artificial.

3- Producción remota / off site: este tipo de producción del evento supone que hay una parte que se puede desarrollar desde otras sedes que no sean la misma desde donde se lleva a cabo el evento. Es la producción más actual y de la que tenemos que seguir aprendiendo, basada en protocolos IP con soluciones de producción e integración remotas (REMI).

4- Producción on line: es un tipo de producción de evento donde no hay nada físico y nos basamos en un entorno creado (realista o imaginado), con herramientas, aplicaciones y dispositivos técnicos bajo el control en redes locales y globales.

 

 

Todo lo explicado hasta el momento nos permite tener una visión muy completa de lo que es un evento bajo la mirada de lo audiovisual pero hay que sumarle tres características cruciales. Un evento siempre es un directo, es eventual y es único.

Estas tres características hacen crecer exponencialmente las dificultades para todos los profesionales que hacen eventos y dan el soporte audiovisual necesario. Lo que se desarrolla a lo largo del evento se hace en tiempo real, en vivo, de cara al propio devenir del contenido y teniendo en cuenta quien lo recibe. En la actualidad, un evento lleva consigo ser un live (en castellano «en directo» o «en vivo»). Es el ahora de lo que se ve, se oye, se disfruta y se comparte.

Hoy en día, evento y contenidos audiovisuales y multimedia están muy integrados dado que se desarrollan en tiempo real y de forma simultánea entre la producción y la recepción por parte del usuario o receptor final. En este sentido, se tienen que tomar decisiones técnicas sobre dos asuntos: el origen y el destino de los contenidos audiovisuales.

En caso del origen de los contenidos audiovisuales dentro de un evento nos encontramos con:

–  Audio en vivo: desde la voz de los presentadores y ponentes hasta representaciones teatrales, grupos musicales o la intervención de un DJ. En la mayoría de los casos es necesario un equipamiento de micrófonos especializados según la fuente sonora a captar (voz, instrumentos musicales, ambientes,…), junto con una mesa de sonido y los equipos necesarios para una correcta manipulación del audio como procesadores, ecos, ecualizadores (EQ), limitadores, delay, multiefectos, entre otros. Por supuesto, la toma de decisión de una conectividad inalámbrica o alámbrica.

–   Vídeo en vivo: nos referimos a la captación de la imagen por una cámara de vídeo de lo que acontece en el propio evento. Podemos optar por el uso de una sola cámara (monocámara) o por utilizar varias cámaras (multicámara) con el fin de tener más puntos de vista de lo que se presenta en el evento. En el caso de optar por una multicámara es necesario un mixer de vídeo. En este sentido, tenemos que plantearnos la calidad y resolución de las imágenes, el tipo de señal de vídeo con la que queremos trabajar y la correspondiente conectividad entre el equipamiento utilizado.

–  Vídeo / audio grabado: en muchas ocasiones, un evento presenta o da a conocer material que ya ha sido anteriormente grabado y con postproducción: poner un vídeo (pieza/reportaje), una presentación o lanzar un efecto de sonido o música. En estas ocasiones, es necesario un equipo de reproducción: un VTR, DVR, DECK o simplemente un ordenador con sus correspondientes archivos y con un software especializado para hacer un una playlist.

– Iluminación en directo: las características del espacio donde se va a llevar a cabo el evento o por el horario del directo obligan a trabajar con un equipamiento de iluminación. Esta iluminación tiene la principal función de mostrar, pero también de ilustrar lo que acontezca dentro del evento. Podemos elegir entre luz convencional y luz móvil con los protocolos necesarios para su funcionamiento junto con los accesorios para colocarlos (por ejemplo, estructuras truss). Muchas veces, es necesario utilizar una consola de iluminación para el manejo y control de los distintos proyectores de luz.

– Enlaces o conexiones en directo: la situación sanitaria vivida con la COVID-19 ha puesto en primera línea la necesidad de conectar con alguien en los eventos desarrollados. Esta necesidad de obligatorio cumplimiento nos ha permitido un mayor conocimiento a los técnicos del audiovisual de conseguir resultados de calidad. Y ha supuesto la expansión de conexiones en directo como un recurso más dentro del evento, por ejemplo el streaming y las aplicaciones de videollamadas.

– Realidad virtual / realidad aumentada: siendo técnicas muy actuales, permiten crear tanto entornos de escenas u objetos simulados de apariencia real, como poder superponer imágenes en entornos reales. Con ello, aumentamos la interacción, así como la percepción que intensifica la sensación de realidad. Suele ir acompañado de dispositivos, como gafas, guantes o trajes especiales, para convertir el evento normal en algo más especial.

– QR  y gamificación: técnicas de presentación de contenidos, intercambio de documentos y participación de los usuarios basados en distintas aplicaciones en red o con smartphone. Es necesario diseñar y programar la aplicación con contenidos 2D, 3D o bajo un red local o global.

– Contenidos sin audiovisual. En la actualidad, tienen poca transcendencia en nuestra sociedad.

 

Y en relación con el destino de los contenidos audiovisuales nos referimos al cómo van a recibir el contenido del evento, así podemos elegir entre:

–  Soluciones de presentación/visualización/monitorización: el evento solo presenta los contenidos audiovisuales a los asistentes que se dan cita en un espacio concreto. En estos casos se pueden utilizar sistemas de proyección (colocación de pantallas y proyectores de vídeo); sistemas de monitorización de vídeo (como son monitores de gran formato, videowall, modulares de pantallas LED…). Sin olvidarnos de soluciones de monitorizado de audio, como sistemas PA (un sistema de micrófonos, amplificadores y altavoces usados para amplificar un discurso o la música en un espacio, ya sea interior o exterior).

El mapping como técnica de proyección de contenidos visuales en vivo sobre una estructura corpórea tridimensional ha adquirido mucha importancia en la mayoría de los eventos actuales.

– Soluciones de transmisión / retransmisión: suponen que el evento rompe las limitaciones del espacio y el tiempo para dar a conocer su contenido. Las técnicas de transmisión en directo pueden ser varias pero todas tienen el mismo fin: transportar una señal de vídeo/audio de un lugar a otro, a través de transporte y difusión por cable (fibra óptica) o por sistemas satelitales (banda C, banda Ka y banda Ku) o enlaces terrestres de microondas o a través de internet (FTP / Streaming), haciendo que sea posible contenido en tiempo real.

La técnica del “directo” es cada vez más frecuente permitiendo la inmediatez, la presencia “in situ” y la personalización de quien quiere contar el aquí y ahora de cualquier acontecimiento o evento.

 

¿Cómo es el evento perfecto? Esta pregunta no es nada fácil de contestar pero hay muchos indicios de cómo conseguirlo. Un evento es el ahora, es multiespacial, multiplataforma y transmedia, como proceso narrativo basado en el fraccionamiento intencionado del contenido y su diseminación a través de múltiples soportes y canales (offline y online), con un alto nivel de interactividad e inmersión, cada vez más demandado.

La situación sanitaria vivida con la COVID-19 ha determinado el devenir en el ámbito del evento. Según un estudio realizado por PCMA (Professional Convention Management Association) sobre el impacto de la COVID-19 en el sector, el 70% de los profesionales encuestados trasladó algún evento presencial a una plataforma online, de manera total o parcial.

En resumen y para finalizar, a día de hoy hablamos en un extremo de un evento presencial y en el otro de un evento online. Los dos tienen sus ventajas y sus menoscabos pero hemos encontrado el equilibrio de ambos. Es lo que se conoce como evento hibrido, o también conocido como mixto o dual.

Un evento híbrido es aquel que se lleva a cabo en un lugar físico con un aforo presencial limitado, al que también asiste una audiencia en línea de forma participativa, interactiva y dinámica, obteniendo los siguientes beneficios:

• Permite la posibilidad de seguir viviendo en persona los eventos en un espacio determinado y abrir el contenido a un mayor número de usuarios a través de utilizar las nuevas tecnologías y las redes de comunicación (Internet, redes sociales, aplicaciones colaborativas…).
• Consigue una mayor rentabilidad de los presupuestos respecto a lo que supone la suma de un evento presencial y uno online.
• Permite mayor diversidad de contenidos en el evento presencial dado que ya se da cabida a cualquier intervención, ponente, colaborador o usuario online en el directo a través de las videollamadas, enlaces y aplicaciones colaborativas. Es decir, implantar nuevas líneas de networking.
• Permite una mayor personalización y atención hacia los usuarios que están en presencial dado que son eventos de menor envergadura.
• Consigue mayor participación e implicación por parte de los usuarios online dado que pueden realizar más feedback con la organización del evento a través de las nuevas tecnologías, aplicaciones y redes sociales.
• Puede generar más fácilmente el efecto “wow!” que redunde en una experiencia memorable y conseguir un mayor engagement, es decir, el compromiso que se establece entre una marca y su audiencia en las distintas comunicaciones que producen entre sí.
• Eficiencia en la recopilación de datos sobre los usuarios con lo que permite una mejor gestión de la información, de la publicidad y del marketing.
• Teniendo muy presente el live del evento, podemos alargar la vida de este evento a través de la grabación del mismo, la presencia en redes sociales y el contacto a corto plazo con los usuarios a través de comunicaciones por correo electrónico.
• Mantiene la actividad de los profesionales en eventos, en espectáculos, y del audiovisual creciendo mano a mano con especialistas en redes sociales, Internet y contenidos por streaming.
• Atención a la diversidad de públicos e interesados dando cobertura a un público asistente, a un público conectado y a un público registrado. Consigue la fusión del asistente tradicional con los nuevos usuarios, más amigables con las nuevas tecnologías.

El primer BNEW (Barcelona New Economy Week) sienta las bases de los eventos híbridos. En octubre de 2020, este evento B2B (Business-to-Business) impulsado por el Consorci de la Zona Franca de Barcelona, cerro su primera edición con una cifra próxima a los 11.000 inscritos de 111 países y más del 90% participaron digitalmente.

El Grupo EventoPlus en su “Estudio de mercado 2021: Una nueva era” analiza el mercado de la industria de eventos en España y presenta cómo las empresas tuvieron que cancelar sus eventos presenciales por la COVID-19. También, muestra lo que fue una alternativa a través de los webinars, manteniendo esta idea del “momento compartido”, de la comunicación en vivo.

Se trata de una realidad impuesta que ha cambiado mucho nuestra forma de comunicarnos y que nos encamina hacia la completa digitalización. Solo teniendo en cuenta este contexto social, económico y sanitario, podemos entender la viabilidad y el crecimiento exponencial de los eventos híbridos de hoy y del futuro.

Entender, clasificar y profundizar lo más posible en el tipo de evento que se da en la industria del ocio y el entretenimiento y en otros sectores profesionales nos va a permitir prever mejor el trabajo, las necesidades, los equipos y las ventajas y dificultades que podemos encontrar a la hora de emprender un evento; y, por tanto, poner unas soluciones personalizadas con el equipamiento técnico más adecuado.

No importa el lugar, el país, la nacionalidad de los técnicos, sea un gran acontecimiento o un pequeño evento, el número de personas involucradas, una producción remota, el prestigio del artista, el que estemos de gira durante meses o un bolo aislado, sea una instalación fija o temporal, haya mucho o poco presupuesto, sea presencial, online o hibrido: lo fundamental es hacer las cosas correctamente.

En este sentido, hacen falta profesionales con experiencia y tomar decisiones con los criterios apropiados (sobre todo en la planificación temporal, en la organización de responsabilidades, en los materiales y equipamientos / tecnología elegidos y en el plan de trabajo); que cada uno disfrute en el papel que desempeña: organizadores, promotores, agencias, personal técnico, personal artístico y como siempre el público, asistente o espectador.

No hay evento perfecto, solamente tenemos que seguir trabajando para continuar con la interacción entre las personas dado que somos seres sociales junto con la atención personalizada a través de las nuevas tecnologías.

Todos y cada uno los profesionales y agentes implicados en un evento tienen la misma misión: buscar una experiencia única.