Soluciones “ALL IN ONE” para videoconferencias. Nunca fue tan fácil y económico

Por Carlos Medina, experto y asesor en tecnología audiovisual

 

El teletrabajo ha venido para quedarse. Las empresas están tomando las decisiones correspondientes para que sus empleados puedan desarrollar sus funciones laborales en entornos distanciados del lugar del trabajo presencial, bien de una forma mixta (unos días desde casa y otros desde la oficina) o bien con toda la jornada laboral on line, es decir, desde sedes diferentes a lo que todos hemos conocido tradicionalmente como la oficina.

 

Estas decisiones implican muchos cambios y modificaciones en la forma de trabajar. Desde las condiciones en los contratos, las obligaciones, deberes y derechos de todas las partes implicadas en la relación laboral; hasta en la gestión de los recursos e infraestructuras; pasando, sobre todo, por las novedades en el ámbito tecnológico.

Las tecnológicas del audiovisual y las comunicaciones, para llevar a cabo trabajos colaborativos “on line”, van a depender de cinco factores que afectan muy directamente a la toma de decisiones en general y, en particular, a la hora de dar una solución:

 

1.El tipo y tamaño de la sala

Desde despacho convencional/habitación, hasta un gran salón de actos, pasando por salas de reuniones o salas de conferencias pequeñas. En terminologia inglesa desde dedicated desk, office space, meeting rooms, conference room hasta lo más actual que se denomina los Huddle Room.

Los Huddle Room son un espacio para reuniones rápidas, inmediatas, donde apenas hay una formalidad, y por el contrario se requiere un ambiente cordial que promueva la eficiencia y las distancias cortas entre los interlocutores.

En base a las salas que se diseñan dentro de las empresas, es bueno saber también si estos espacios van a estar aislados o agrupados entre sí para realizar una correcta configuración técnica. Se denomina UCC a las comunicaciones unificadas y de colaboración.

Y, por supuesto, no podemos olvidarnos de la ubicación de la sala dentro del propio edificio y de la relación que mantiene respecto al contexto exterior, dado que pueden existir elementos alrededor que condicionen una buena o mala sesión de colaboración “on line”.

 

2. El tipo y calidad de los contenidos

La sociedad de la información y los usuarios estamos cada vez más acostumbrados a compartir contenidos audiovisuales muy exigentes tanto en variedad como en terminos de calidad. Por eso, en la actualidad, los sistemas de colaboración/videoconferencia tienen que estar al mismo nivel, como mínimo de lo que el ciudadano demanda. De lo contrario, ofrecemos una imagen empresarial muy pobre (e incluso “cutre”) corriendo el riesgo de perder afinidad con el que nos ve y oye, e incluso eficacia en las reuniones de trabajo por no oir/ver correctamente.

Hay que dar cabida a contenidos de imágenes, fotografías, gráficos, presentaciones multimedia, vídeos, sonido directo de la propia sala, conexiones por Internet… siendo posible su utilización como recurso comunicativo.

 

3. El número de participantes

Sin duda, está muy relacionado con el primer factor antes descrito. Es muy recomendable que el número de participantes no sea muy elevado para conseguir una mayor eficacia en los objetivos de la reunión colaborativa. De tres a cinco sería un buen número.

 

4. El tipo de instalación

Tiene que ver con tomar la decisión de si el equipamiento técnico a instalar y utilizar es fijo a un único espacio (sea cual sea su tamaño y función) o bien es movible o compartido con otros espacios y lugares de la empresa u organización.

En este sentido, tenemos que relacionarlo con el número de usuarios o participantes. El teletrabajo tiende hacia una individualización con lo que cada usuario debe de estar perfectamente equipado para una correcta comunicación.

Un sistema completo de videoconferencia, puede denominarse «punto a punto» —permitirá entonces que dos sitios diferentes se comuniquen entre sí— o «multipunto», es decir, para enlazar más de dos sitios (hasta diez, según el modelo).

 

5.El servicio y control técnico

Como todos bien sabemos, no todos los usuarios se llevan bien con las tecnologías de la información y la comunicación, por eso, es conveniente saber si la empresa cuenta o no con un departamento de mantenimiento y técnicos especialistas. Así, las instalaciones “plug and play”, con pocos cables, son las que más éxito están teniendo. Estas facilitan el uso para la mayoría de los usuarios tras recibir una breve formación técnica. Además, implican un uso inmediato y rápido.

 

 

La crisis sanitaria de la COVID-19 provocó una aceleración en las toma de decisiones para preparar los espacios de trabajo. En la actualidad, tras la experiencia que nos tocó vivir, estamos viendo una revisión en la tecnología utilizada por parte del usuario. Se buscan soluciones más personalizadas, más sencillas de gestionar y, sobre todo, más fáciles en el proceso de configuración.

Según datos de Transparency Market Research se prevé que el mercado de las videoconferencias crezca hasta los 16 mil millones de dólares a finales de 2030, con una tasa de crecimiento anual del 9%. Por otra parte, el dossier Statista: Trabajo desde casa y teletrabajo (2022) nos indica que casi la mitad de los trabajadores (48%) afirma que la capacidad de trabajar a distancia será importante para ellos en el futuro.

Esta nueva tendencia ha originado que se busquen soluciones integradas en el hardware, lo que se conoce como All in One para Videoconferencias o, también, bajo la denominación de Pack de Videoconferencia. En este sentido, lo que tenemos que constatar es que cada una de estas alternativas no es más que una solución capaz de integrar todos los elementos técnicos para que el teletrabajo o la reunión colaborativa sea un éxito: cámaras, micrófonos, altavoz, display de visualización, conexionado, compatibilidad con Skype Empresarial, Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams, Cisco o GoToMeeting, entre otros.

En primer lugar, como solución sencilla y portátil está la gama de producto que se clasifica en lo que se conoce como Video SoundBar. Por ejemplo, AVER con su modelo VB342+, una solución USB 4K con prestaciones de vanguardia como SmartFrame, SmartSpeaker, True WDR y FOV 120° para mejorar su experiencia de videoconferencia. Con prestaciones muy parecidas la marca CLEYVER presenta Meeting Tracko, que además permite utilizar los altavoces de la sala (en caso de tener la instalación preparada); o EASYCONF con sus sistema R&M HD8.

Siguiendo esta línea de producto, la empresa POLY presenta Pack Studio X50 + Poly TC8 Sistema de Videoconferencia con Pantalla Táctil 8″ para grupos de diez usuarios siend. Este sistema es sencillo en el uso y compatible con los principales servicios de vídeo en la nube integrados, sin necesidad de contar con un PC ni con un MAC.

Por otro lado, están aquellos fabricantes que están rediseñando esta gama de producto basado en un diseño vertical del equipo: un 360° en videoconferencia. Por ejemplo, KANDAO con su modelo Meeting S o PANASONIC con PressIT360 con cuatro cámaras que permiten realizar vídeos horizontales de 360° para garantizar que se pueda ver fácilmente a todos los participantes en la sala con una excelente calidad de imagen. Estos sistemas seleccionan la mejor disposición de la cámara entre una variedad de vistas de visualización. Los participantes pueden verse juntos en configuraciones multivista flexibles o utilizar la tecnología de reconocimiento facial de PANASONIC para enfocar automáticamente a cada participante a medida que habla. Además, este modelo de PANASONIC viene con siete micrófonos integrados que tienen un radio de reconocimiento de voz de hasta cinco metros. El usuario necesita simplemente conectar un ordenador portátil con un cable USB tipo C y comienza la reunión.

En segundo lugar, están aquellos equipamientos que vienen en formato Pack o All in One donde se integran varios equipos separados, pero completamente integrados y configurados para ser una solución estable y eficaz.

 

Veamos algunos ejemplos:

JABRA con su sistema de videoconferencia PanaCast Pack 510M está diseñado para cubrir totalmente las salas de reuniones pequeñas. Gracias a su campo de visión de 180°, todos los participantes se verán en la imagen, incluso manteniendo la distancia de seguridad necesaria. PanaCast es capaz de ofrecer este rango de visión gracias a sus tres cámaras integradas de 13 megapíxeles cada una. Además, también dispone de dos micrófonos integrados y la solución JABRA Whiteboard que permite compartir con el público la presentación del usuario sin dejar de transmitir tu propia imagen. Es portátil y con una configuración Plug&Play.

La marca LOGITECH, completamente implantada en el sector, presenta su pack de videoconferencia Rally con las tecnologías RightSense™ (RightSight™, RightLight™ y RightSound™) para el encuadre automático de personas, optimización de color y luminosidad facial en sus cámaras PTZ y sonido de calidad.

Una de las empresas mejor posicionadas en lo relacionado con las tecnologías de la información y comunicación es CISCO. En este caso, presentamos su modelo CTS-SX20N-12X-K9, que puede transformar cualquier pantalla plana en un sistema de videoconferencia. El SX20 Quick Set está diseñado para ofrecer vídeo de alta definición y conferencias multipartitas con la flexibilidad para adaptarse a varios tamaños y configuraciones de salas. El SX20 Quick Set admite un soporte multipunto integrado opcional con la tecnología Cisco® TelePresence MultiSite, lo que permite a los usuarios agregar a tres participantes adicionales a una videollamada. Admite el registro en la nube en Cisco Spark Services para una implementación aún más rápida y rentable.

La empresa BARCO apuesta por su sistema ClickShare Conference (UC&C), con el que se pueden hacer reuniones híbridas desde un ordenador portátil de una forma inalámbrica. En este sentido, los equipamientos de hardware tienen que estar implantados ya por el usuario en su sistema de videoconferencia.

 

 

Cada una de las soluciones mencionadas tienen unos objetivos muy claros de cara al usuario final, como son:

  Escasez de cableado e, incluso, comunicaciones totalmente inalámbricas.

   Cámara Plug&Play PTZ, Ultra HD.

   Facilidad en la incorporación de varios micrófonos.

   Sistemas de escucha de alta fidelidad y cobertura.

   Hacer el trabajo de una forma intuitiva.

   Flexibilidad en las configuraciones y recursos técnicos utilizados.

   Máxima seguridad y confidencialidad con los documentos y las comunicaciones on line.

   Interoperabilidad ante nuevos sistemas, softwares o plataformas de trabajo colaborativo/videoconferencia.

   Compatibilidad con todos los dispositivos (estacionarios PC/Mac, portátiles PC/MAC, smartphones, tablets, etc.).

   La nube y la inteligencia artificial como recursos para una integración actualizada y a las necesidades personalizadas del usuario.

 

La evolución de la videoconferencia y el trabajo colaborativo ha sido muy rápida desde el simple intercambio de archivos y documentos vía email hasta la interacción en tiempo real pasando por la posibilidad de ver y oír a los distintos usuarios. A veces un poco complejo con nuestros escritorios de trabajo llenos de cables de la webcam, altavoces, micrófonos o de las propias pantallas de visualización.

Este artículo nos introduce en soluciones tecnológicas que  están permitiendo dinámicas laborales más efectivas, con un mayor nivel de productividad, mejorando las relaciones interprofesionales, apostando por un trabajo colaborativo, y una gestión laboral de los recursos bajo entornos híbridos en el trabajo (hybrid meetings). Todo de una forma fácil y económica para que los trabajadores y las empresas puedan ir implantando estos recursos y estar al nivel de los tiempos que corren.